Wenn sich Manager und Mitarbeiter intensiver mit dem Aufbau einer Projektmanagementorganisation in ihrer Organisation beschäftigen, stehen auf dem Aufgabenplan als eine der ersten Punkte die Auswahl einer Projektmanagement-Software und eines „Toolsets“ von Planungs- und Dokumentenvorlagen.
Es kostet uns oft viel Überzeugungsvermögen, um diese – zu gegebener Zeit wichtigen – Fragestellungen zu vertagen und zuerst das Fundament für eine professionelle Projektorganisation zu schaffen.
Dazu gehören die Konzeption und der Aufbau von Projektmanagement-Strukturen:
- Projektportfolio – Projektideen und -anforderungen nach strategischen Kriterien bewerten, priorisieren, auswählen, überwachen und steuern
- Multiprojektmanagement – operatives und übergreifendes Management von Ressourcen, Terminen, Kosten, Risiken, Qualität, Berichtswesen und Wissen für alle zum Projektportfolio gehörenden Programme und Projekte
- Einzelprojektmanagement – operative Planung, Strukturierung, Ausführung, Überwachung und Steuerung von einzelnen Projektvorhaben
Gerne unterstützen wir Sie dabei mit unseren Beratungs- und Trainingsangeboten.
Unser Verständnis einer Projektmanagement-Lösung ist eine ganzheitliche, integrierte Komposition von Werkzeugen, die auf die organisationsindividuellen Projekte und Gegebenheiten abgestimmt ist.
Eine Projektmanagement-Software ist oft ein Baustein dieser Lösung, aber nicht das zentrale Element, dem Projektmanager und -mitarbeiter ihre Prozesse, Methoden und Arbeitsweisen zwingend unterordnen müssen. Vielmehr müssen Werkzeuge – ob IT-gestützt oder ganz konventionell – die Projektbeteiligten bei der gemeinsamen Arbeit in allen Phasen unterstützen und den Informations- und Kommunikationsfluss über alle Ebenen sichern.
Kennen Sie sich aus im Dschungel der Projektmanagement-Lösungen und sind Sie in der Lage, aus dem vielfältigen Angebot genau die Lösung auszuwählen, die zu Ihrer Projektorganisation passt?
Ohne intensive Analyse und Marktübersicht landen viele Unternehmen, Behörden und Verbände entweder bei den Marktführern oder bei kostengünstigen bzw. lizenzkostenfreien Anbietern, oder sie behelfen sich erst einmal mit Excel® & Co.
Selbst wir, die Projektmanagement jeden Tag intensiv leben, kennen nicht jede Lösung auf dem Markt – aber wir können gemeinsam mit Ihnen analysieren, bewerten und beurteilen, welche Tools im Zusammenspiel mit den von Ihnen zum Einsatz kommenden Vorgehensmodellen und Methoden sinnvoll sind.
Gemeinsam mit unseren Kunden stellen wir die beste und pragmatischste Projektmanagement-Lösung zusammen, begleiten auf Wunsch die Einführung und Anwendung in den ersten Projekten und geben Hinweise zur kontinuierlichen Verbesserung.
Sind bereits Lösungen vorhanden, prüfen und empfehlen wir Optimierungsmöglichkeiten.
Da wir kein Interesse daran haben, Ihnen Lizenzen oder Produkte zu verkaufen oder zu vermitteln, können wir Sie neutral und unabhängig beraten.
Die von uns selbst entwickelten Lösungen basieren auf nicht lizenzpflichtigen Konzepten oder auf Open Source Software.
Bei unserer Lösungsberatung berücksichtigen wir die organisationsinterne Ausgangssituation, sowie die Zielvorstellungen des Auftraggebers zur prozessualen, methodischen und technologischen Gestaltung der Projektmanagementorganisation.
Unsere Lösungssuche folgt einer Systematik, die sich bei der Auswahl von Software und sonstigen Tools bewährt hat. Umfang und Intensität passen wir an die Komplexität der Lösungsfragen und des Umfelds an.
1. Die gemeinsame Definition der Lösungsziele (angestrebte organisatorische, technische, wirtschaftliche Verbesserungen) bildet die Grundlage für den Auftrag zur Lösungsfindung.
2. Die Analyse der relevanten Projektmanagement-Prozesse liefert Transparenz und Verständnis über Ziele, Zweck und Nutzen der einzelnen Prozesse, ihre Abhängigkeiten zueinander und zu Geschäfts- und Unterstützungsprozessen. Das ist umso wichtiger, je größer die Organisation ist. Des Weiteren werden für jeden Prozess Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen definiert und ggf, auch Bewertungskriterien, Chancen und Risiken ermittelt.
3. Die Aufnahme der Anforderungen und ihre nutzenorientierte Bewertung und Priorisierung dienen dazu, das Zielbild einer zukünftigen Projektmanagementlösung zu schärfen.
4. Im Zuge einer Marktrecherche werden Lösungsangebote eingeholt und gesichtet, die in der Lage sind, die Prozesse zu unterstützen und die gestellten Anforderungen zu erfüllen.
5. Die bei der Marktrecherche gefundenen Lösungsangebote verdichten wir schrittweise auf wenige. Anhand von vorher festgelegten und gewichteten Bewertungskriterien (z.B. strategische Kriterien, Prozesse & Funktionalität, Technologie, Total Cost of Ownership, kaufmännische und rechtliche Kriterien) werden die Lösungsangebote von einem „Scoring-Team“ beurteilt und auf eine begrenzte Anzahl reduziert.
6. Die in der engeren Auswahl verbliebenen Lösungsangebote unterziehen wir gemeinsam mit dem Kunden einem intensiven Screening, das in der Regel von einer Lösungspräsentation durch die Anbieter begleitet wird. Die bereits durchgeführten Bewertungen werden vom „Scoring Team“ erneut überprüft und bei neuen Erkenntnissen angepasst. Übrig bleiben in der Auswahlphase ein bis drei Lösungsangebote, die für das Entscheidungsgremium aufbereitet werden.
7. Unser Auftrag zur Lösungsfindung endet mit einer Empfehlung, die wir für die Entscheider aufbereiten und diesen präsentieren. Basierend auf den Ergebnissen der Endauswahl beginnen die Vertragsverhandlungen mit dem geeignetsten Anbieter über die Leistungsbeschreibung, Regelungen der Vergütung, Organisationsregelungen, Abnahmeregelungen sowie die Service- und Wartungsverträge.
Wenn Sie es wünschen, lassen wir Sie nicht allein mit unserer Empfehlung:
Gerne beraten wir Sie bei Vertragsverhandlungen und bei der Beauftragung, betreuen das Einführungsprojekt, begleiten die Lösung in den ersten Projekten und geben Hinweise zur kontinuierlichen Verbesserung.
Unsere Lösungsprinzipien dienen unseren Kunden und uns selbst als „roter Faden“ und gleichzeitig als „Messlatte“:
Die Lösungsprinzipien der Global Players Consulting
1. Wir betrachten Lösungsfragen ganzheitlich: Strategie <> Prozesse <> Methoden <> Technologie <> Tools
2. Zuhören – verstehen – nachdenken – beraten
3. Lösungen systematisch auswählen – gemeinsam mit unseren Kunden
4. Keep it simple – so komplex wie nötig, so einfach wie möglich
5. Die besten Lösungen entstehen durch Kombination von akademischer, praktischer, operativer, sozialer und emotionaler Intelligenz
6. Wir sind neutral und unabhängig von Lösungsanbietern
7. Lösungen leben – durch permanente Reflektion und Optimierung
Bei unseren einzelnen Lösungsangeboten finden Sie konkrete Beispiele, wie unsere Kunden mit unserer Unterstützung die für ihre Zwecke passenden Tools erfolgreich ausgewählt und eingeführt haben.